En seguimiento al acercamiento inicial, el personal de Yaax Carbon visitó las oficinas del Comisariado de Bienes Comunales de San Felipe Cieneguilla para dialogar sobre la planeación de la asamblea que definiría al nuevo Coordinador del Proyecto. En la reunión se explicaron las funciones y responsabilidades de esta figura, además de resolver dudas respecto al proceso de actualización. La visita permitió hacer un recorrido para conocer el bosque.

Se acordó que el cambio debía formalizarse en asamblea, designando como Coordinador al presidente en funciones del Comisariado. También se discutieron aspectos logísticos como el horario, la organización del espacio y la preparación de un refrigerio, con el fin de asegurar la participación activa de los comuneros.